С 1 сентября 2026 года транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели обязаны перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Бумажные версии больше не принимаются, штрафы — до 200 000 ₽. Разбираемся, что изменилось, как подготовиться и не сорвать рейс.

Кого касается новый порядок?

ЭТрН обязательны для всех участников перевозки грузов автомобильным транспортом:

  • Грузоотправители — компании и ИП, отгружающие товар.
  • Перевозчики — транспортные компании, ИП на грузоперевозках, водители-собственники.
  • Грузополучатели — принимающая сторона.

Исключения:

  • Международные перевозки (остаются на бумажных CMR).
  • Перевозки для личных нужд (не предпринимательская деятельность).
  • Отдельные виды грузов, которые ещё не включены в эксперимент (но к 2026 году перечень почти закрыт).

Важно: даже ИП на НПД (самозанятые), занимающиеся грузоперевозками, обязаны перейти на ЭТрН. Исключений по налоговому режиму нет.

Что такое ЭТрН и чем отличается от бумажной накладной

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это тот же документ (форма 1-Т), но в машиночитаемом формате XML. Она создаётся, подписывается и передаётся через оператора ЭДО.

Отличия от бумажной:

  • Подпись — используется КЭП (квалифицированная электронная подпись) руководителя или уполномоченного сотрудника. Бухгалтерская печать не нужна.
  • Формат — XML, а не бумажный лист. Скачать и распечатать можно, но для налоговой важен именно электронный след.
  • Передача — через оператора ЭДО (Контур, СБИС, Такском и др.), а не нарочным или почтой.
  • Хранение — в архиве ЭДО, не менее 5 лет.

Преимущества:

  • Не потеряется, не испортится.
  • Не нужно возить бумаги через пробки.
  • Автоматическая сверка данных (встроенные проверки операторов).

Недостатки:

  • Требует КЭП у всех участников.
  • Зависания оператора могут задержать рейс.

Сроки и этапы перехода

Этап Срок Что делать
Тестовый режим до 1 сентября 2026 Можно тренироваться, отправлять и принимать ЭТрН параллельно с бумагой.
Обязательный переход со 2 сентября 2026 ЭТрН обязательна. Бумажная накладная — штраф.

Штрафы (ст. 12.33 КоАП, новая редакция):

  • На должностное лицо / ИП — 20 000 – 50 000 ₽.
  • На юридическое лицо — 100 000 – 200 000 ₽.

При повторном нарушении суммы удваиваются.

Как начать работать с ЭТрН: пошаговая инструкция

Шаг 1. Выберите оператора ЭДО.
Проверьте, с каким оператором работают ваши основные контрагенты. Узнайте стоимость тарифа для ЭТрН.

Шаг 2. Получите КЭП (квалифицированную электронную подпись).
КЭП оформляется в удостоверяющем центре ФНС или доверенном партнёре. Срок действия — 12–15 месяцев.

Шаг 3. Интегрируйте ЭДО с 1С или вашей учётной системой.
Большинство операторов предлагают готовые модули для 1С: Бухгалтерия, 1С: Управление перевозками, 1С: Транспорт.

Шаг 4. Настройте шаблоны ЭТрН.
Заполните реквизиты: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, наименование груза, маршрут. Шаблон потом будет автоматически подставляться в документ.

Шаг 5. Отправьте ЭТрН контрагентам до начала рейса.
Сформируйте накладную в ЭДО, подпишите КЭП. Документ считается действительным, когда его подписали все три стороны.

Шаг 6. Храните ЭТрН в архиве ЭДО.
Срок хранения — 5 лет. Оператор предоставляет архив; можно выгружать в ZIP и хранить локально.

Сравнение операторов ЭДО для ЭТрН

Оператор Плюсы Минусы Стоимость (ориентир)
Контур.Диадок Большое количество контрагентов, удобная интеграция с 1С Дорогой при большом объёме от 5 000 ₽/год за 100 документов
СБИС Мощная интеграция с госсистемами, отличная техподдержка Высокая цена, сложный интерфейс от 8 000 ₽/год за 200 документов
Такском Дешёвый, старый игрок рынка Интерфейс устаревший, интеграция сложнее от 3 000 ₽/год за 50 документов
VLSI Бюджетный вариант, хорош для ИП Мало контрагентов, техподдержка слабая от 2 000 ₽/год за 50 документов

Выбор зависит от ваших контрагентов: с кем чаще работаете — того оператора и выбирайте.

Типичные ошибки, которые приведут к штрафам

1. Не подписали ЭТрН до начала рейса.
Документ должен быть подписан всеми сторонами до выезда машины. Если подписали в пути — штраф.

2. Забыли продлить КЭП.
КЭП действует 12–15 месяцев. Просрочка делает все подписи недействительными. Перевозчик — отстранение от рейсов, грузоотправитель — блокировка ЭДО.

3. У контрагента нет ЭДО.
Если ваш заказчик не подключён к ЭДО, вы не сможете отправить ему ЭТрН. Договоритесь заранее или помогите подключиться.

4. Бумажная накладная вместо электронной.
Со 2 сентября 2026 года это прямое нарушение. Штраф — от 100 000 ₽ на юрлицо.

5. Ошиблись в заполнении.
Неправильный вес, адрес или наименование груза — налоговая может признать документ недействительным. Перевозку не подтвердить, расходы не принять.

Кейс: как мы помогли транспортной компании не сорвать рейс из‑за ЭТрН

Клиент: Грузоперевозчик в Санкт-Петербурге (ООО на УСН, 15 машин).

Проблема: Утром перед рейсом обнаружили, что КЭП просрочена. Контрагент работает через СБИС, а у них — Контур.Диадок. Создать ЭТрН и подписать не могли.

Решение: За 2 часа помогли:

  • Выбрали временное решение — выпустили КЭП в ускоренном порядке через удостоверяющий центр ФНС (6 часов вместо 2 дней).
  • Обменялись доверенностями с контрагентом через роуминг ЭДО (операторы договорились о передаче данных).
  • Создали ЭТрН в Контур.Диадок, отправили через роуминг в СБИС.

Результат: Рейс состоялся без задержки. Штрафа нет. Клиент перевёл всю отчётность на аутсорсинг ЭДО.

Как ФинКит помогает перевозчикам с ЭТрН

  • Выбираем оператора под ваших контрагентов и бюджет.
  • Настраиваем интеграцию 1С с ЭДО (Контур, СБИС, Такском, VLSI).
  • Контролируем сроки КЭП — напоминаем за 2 месяца до окончания.
  • Обучаем водителей и диспетчеров работать с ЭТрН.
  • Гарантия от штрафов — если ошибка по нашей вине, компенсируем штраф.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли использовать бумажную накладную после 1 сентября 2026?

Ответ: Нет. Со 2 сентября 2026 года только ЭТрН. Бумажная накладная — штраф 100 000–200 000 ₽ (ст. 12.33 КоАП).

Вопрос: Какой подписью подписывается ЭТрН?

Ответ: КЭП (квалифицированной электронной подписью) руководителя или уполномоченного сотрудника (по доверенности). Простая электронная подпись не подходит.

Вопрос: Что делать, если контрагент не подключён к ЭДО?

Ответ: Не отправляйте груз до подключения. Помогите ему подключиться (выберите оператора, получите КЭП). Либо смените контрагента.

Вопрос: Сколько лет хранить ЭТрН?

Ответ: 5 лет. Архив оператора ЭДО обычно бесплатный. Можно выгружать в ZIP и хранить локально.

Вопрос: Какие штрафы за отсутствие ЭТрН?

Ответ: ИП / должностное лицо — 20 000 – 50 000 ₽. Юридическое лицо — 100 000 – 200 000 ₽. Повторно — суммы удваиваются.

Получите помощь с переходом на ЭТрН

Не откладывайте переход на последний день. Настройка ЭДО и получение КЭП занимают от 3 до 14 дней. Мы поможем выбрать оператора, настроить интеграцию и проконтролируем подписи.

👉 Заказать консультацию →

👉 Настроить ЭДО →