Акты и ТОРГ‑12 отменили: как оформлять первичку в 2026

Что произошло с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года перестали действовать электронные форматы товарной накладной ТОРГ‑12 и акта выполненных работ (оказанных услуг). Эти форматы были утверждены приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@ и отменены приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

Важное уточнение: изменения касаются только электронного документооборота. Бумажные ТОРГ‑12 и акты не отменены, их можно продолжать использовать.

Решение ФНС связано с утверждением нового формата УПД (версия 5.03) и принято «в целях исключения избыточного регулирования».

Три способа оформлять первичку в 2026 году

У компаний и ИП есть три варианта оформления первичных документов:

1. Перейти на УПД (универсальный передаточный документ)

Это рекомендованный ФНС вариант для участников ЭДО. УПД объединяет первичный учётный документ и счёт-фактуру. Действующий формат — 5.03 (утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Преимущества УПД:

  • Один документ заменяет два: накладную/акт и счёт-фактуру.
  • Можно передавать по требованию ФНС в электронном виде.
  • Не нужно заверять сканы подписью.

Статусы УПД:

  • Статус «1» — документ одновременно заменяет и первичку, и счёт-фактуру.
  • Статус «2» — только первичный документ (без счёта-фактуры).

Ограничение: УПД нельзя использовать при получении авансов или предоплаты — для этого нужен отдельный электронный счёт-фактура.

2. Использовать неформализованные электронные документы

Можно продолжать обмениваться с контрагентами ТОРГ‑12 и актами в произвольном формате (например, PDF).

Недостатки неформализованных документов:

  • Нельзя направлять по требованию ФНС в электронном виде.
  • Придётся подавать документы на бумаге или в виде сканов, заверенных усиленной электронной подписью.
  • Если работаете с прослеживаемыми товарами, использовать неформализованные документы нельзя — только УПД.

3. Остаться на бумаге

Бумажные формы ТОРГ‑12 и актов не отменены. Если вы не используете ЭДО, можно продолжать работать с бумажными документами по старым правилам.

Что не изменилось

  • Электронный формат акта о приёмке выполненных строительных работ сохраняется и в бумажном, и в электронном виде.
  • Бумажные ТОРГ‑12 и акты — можно оформлять как раньше.
  • Электронные счета-фактуры — не отменены, нужны при получении авансов.

Как перейти на УПД: пошаговая инструкция

Шаг 1. Проверить контрагентов

Определите, с кем из контрагентов вы обмениваетесь ТОРГ‑12 и актами в отменяемых форматах. Согласуйте переход на УПД или другой вариант документооборота.

Шаг 2. Договориться о правилах документооборота

Заключите допсоглашение к договору, в котором пропишите:

  • Какой формат документов будете использовать (УПД, неформализованные документы, бумага).
  • Статус УПД (статус «1» или «2»).
  • Порядок обмена и сроки подписания.

Шаг 3. Настроить учётную систему

Настройте шаблоны УПД в 1С или другой учётной программе. Проверьте, поддерживает ли ваша программа формат УПД 5.03.

Шаг 4. Протестировать обмен документами

Проведите тестовый обмен УПД с контрагентом, чтобы убедиться, что документы корректно создаются, передаются и принимаются.

Шаг 5. Сообщить контрагентам

Уведомите всех контрагентов о переходе на новый формат. В письме укажите:

  • С какого числа переходите на УПД.
  • Какой статус УПД будете использовать.
  • Куда направлять документы и как подписывать.

Заполнение УПД: обязательные реквизиты

Для электронного УПД нужно заполнить:

  • Номер и дата составления.
  • Данные продавца и покупателя (наименование, ИНН, КПП, адрес).
  • Табличная часть: номенклатура, количество, единицы измерения, цена, стоимость, ставка и сумма НДС.
  • Коды маркировки и сведения о прослеживаемости (для соответствующих товаров).
  • Страна происхождения и номер таможенной декларации.
  • Итоговые суммы.
  • Подписи сторон (для электронного УПД — квалифицированные электронные подписи).

Типичные ошибки при переходе на УПД

1. Не договорились с контрагентами.
Контрагент не принимает УПД и продолжает ждать ТОРГ‑12. Документооборот нарушен.

2. Неверный статус УПД.
Выставили УПД со статусом «1», а контрагенту нужен статус «2». Налоговая не примет вычет.

3. Использование неформализованных документов.
При проверке ФНС запросит документы в электронном виде. Придётся заверять сканы подписью — дополнительные расходы и время.

4. Не учли прослеживаемые товары.
Для прослеживаемых товаров нельзя использовать неформализованные документы — только УПД.

5. Не обновили учётную программу.
Программа не поддерживает УПД версии 5.03 — документы не проходят проверку ФНС.

Как ФинКит помогает с переходом на УПД

  • Консультируем по вопросам перехода на УПД и новым правилам документооборота.
  • Помогаем настроить шаблоны УПД в 1С.
  • Проверяем корректность заполнения УПД и соответствие формату 5.03.
  • Сопровождаем при налоговых проверках и требованиях ФНС.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Отменили ли бумажные ТОРГ‑12 и акты?

Ответ: Нет. Бумажные формы остаются. Отмена касается только электронных форматов.

Вопрос: Можно ли продолжать использовать ТОРГ‑12 в ЭДО после 1 января 2026?

Ответ: Можно, но только как неформализованный документ (например, в PDF). По требованию ФНС такие документы нужно будет заверять подписью.

Вопрос: Что такое УПД и зачем он нужен?

Ответ: УПД (универсальный передаточный документ) заменяет одновременно и первичный документ (накладную или акт), и счёт-фактуру.

Вопрос: Какой статус УПД выбрать?

Ответ: Статус «1» — если вы хотите заменить и первичку, и счёт-фактуру. Статус «2» — только первичный документ.

Вопрос: Нужно ли менять учётную политику при переходе на УПД?

Ответ: Рекомендуется внести изменения в учётную политику: указать, что с 2026 года первичные документы оформляются в формате УПД.

Рассчитайте стоимость обслуживания для вашего бизнеса

Правильное оформление первичных документов — основа налоговой безопасности. Доверьте учёт профессионалам.