Как учитывать расходы на поддержку разработанного ПО

Ключевой источник — п. 26 ст. 264 НК РФ: расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также расходы на их адаптацию и модификацию, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Простыми словами: если вы платите за поддержку, обновление или доработку программы, эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль — но при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Важно различать два случая. Если по договору вы получаете исключительные права на ПО (покупаете программу «в собственность»), то это уже не расход текущего периода, а нематериальный актив: его стоимость списывается через амортизацию (п. 1 ст. 256, ст. 257 НК РФ). Если же вы приобретаете право пользования по лицензионному или сублицензионному соглашению либо заказываете услуги по сопровождению, техподдержке, обновлению версий — это текущие прочие расходы по подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ. Отдельно отмечу: для программ из единого реестра российского ПО законодатель разрешает учитывать фактические затраты с коэффициентом 2 — но только если договором не предусмотрена передача права третьим лицам.

Есть и специальное основание для «софта» в сфере искусственного интеллекта. Письмо ФНС от 09.03.2023 № СД-4-3/2672@ разъясняет, что расходы на приобретение отечественного ПО в сфере ИИ отражаются в декларации по налогу на прибыль по коду 620 — с применением коэффициента 1,5 при формировании первоначальной стоимости. Это позиция налоговой службы, а не отдельная норма закона, но она обязательна к применению при заполнении отчётности.

Практический пример. Компания платит разработчику 120 000 руб. в год за техподдержку и обновление уже используемой программы (без передачи исключительных прав). Всю сумму можно равномерно списывать в прочие расходы: по 10 000 руб. в месяц (проводка Дт 26 — Кт 60). Налог на прибыль по ставке 25% экономит 30 000 руб. за год. Если бы та же компания купила исключительные права на программу за 120 000 руб., списать единовременно нельзя — только через амортизацию.

Вывод для предпринимателя: сначала посмотрите на договор. Если это лицензия, подписка или услуги поддержки — смело относите платежи на прочие расходы текущего периода (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если передаются исключительные права — формируйте нематериальный актив и амортизируйте. И обязательно сохраняйте акты, счета и договоры: без документов расход не примут ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте.