Как передать учёт на аутсорсинг без потерь

Коротко: потери бывают не от самого аутсорсинга, а от плохой передачи дел. Главное — оформить передачу документально и проверить, что новый бухгалтер получил всё, что нужно для работы.

Что важно знать про ответственность. По ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ руководитель организации отвечает за ведение учёта и хранение документов — эту ответственность нельзя «передать» на аутсорсера. Можно передать саму работу, но не ответственность. Поэтому договор с аутсорсером обязательно должен включать пункт о возмещении ущерба, если он ошибётся и вам выпишут штраф.

Что сделать, чтобы не потерять данные:

  • Акт приёма-передачи дел — поштучно перечислите: базу 1С (или другую программу), учётную политику, регистры, оборотно-сальдовые ведомости, декларации и отчёты за последние 3 года, первичку (договоры, акты, счета-фактуры, банковские выписки), кадровые документы, доступы к ЭДО и личному кабинету ФНС.
  • Сверка с налоговой — до передачи закажите сверку расчётов с бюджетом (через личный кабинет или сервис ФНС). Так вы зафиксируете, что на дату передачи долгов и переплат нет.
  • Доступы и ЭЦП — решите, кому остаётся электронная подпись. Отчитываться может только владелец подписи, поэтому либо оформляете подпись на аутсорсера по доверенности, либо он готовит отчётность, а подписываете вы.
  • Регламент обмена — пропишите в договоре: кто и в какие сроки присылает первичку, кто отвечает за сроки сдачи отчётности, как хранятся документы.

Пример с цифрами. Вы сдали декларацию по УСН с опозданием на 2 месяца из-за того, что аутсорсер не получил вовремя банковскую выписку. Штраф по ст. 119 НК РФ — 5% от неуплаченного налога за каждый месяц, минимум 1 000 руб. Если налог был 0, штраф всё равно 1 000 руб. Если в договоре есть пункт о возмещении — аутсорсер компенсирует эту сумму вам. Без такого пункта платить придётся из своего кармана.

Мой совет: не отдавайте учёт «одним пакетом» без описи. Сделайте акт приёма-передачи в двух экземплярах, подпишите оба, и оставьте себе копию всей базы на своём носителе. Это займёт пару часов, но спасёт от споров «а вы нам это не передавали».