Коротко

Материалы с истекшим сроком годности нужно списать с баланса — либо в производство (если ещё годны), либо в прочие расходы как непригодные к использованию. Порядок зависит от того, можно ли их ещё использовать и есть ли виновные в порче.

Ключевой ориентир — ФСБУ 5/2019 «Запасы» (учёт запасов) и ст. 254 НК РФ (материальные расходы для налога на прибыль).

Как это работает на практике

1. Сначала — инвентаризация

Прежде чем списать, нужно зафиксировать факт: материалы испорчены/просрочены. Для этого проводится инвентаризация (по ФСБУ 28/2023, действует с 2024 года). Комиссия составляет опись и акт, где указывает:

  • наименование материала;
  • количество;
  • балансовую стоимость;
  • причину списания (истёк срок годности, потеря качеств и т.д.).

Без этого документа списание будет необоснованным — при проверке его снимут.

2. Бухгалтерские проводки

Есть два варианта — зависит от того, куда уходят материалы.

Вариант А. Материалы ещё можно использовать (например, в подсобном хозяйстве, на упаковку):

  • Дт 10 — Кт 10 (внутреннее перемещение, если меняется назначение)
  • Дт 20 (или 23, 25, 26) — Кт 10 — списание в затраты по назначению

Вариант Б. Материалы непригодны, использовать нельзя:

  • Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 10 — списание балансовой стоимости
  • Дт 91.2 «Прочие расходы» — Кт 94 — если виновных нет
  • Дт 73.2 «Расчёты по возмещению материального ущерба» — Кт 94 — если есть виновное лицо (тогда оно возмещает)

3. Налог на прибыль

Здесь важный момент. По подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость материалов, пришедших в негодность, можно учесть в расходах — но только если списание оформлено документально и экономически обосновано (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если виновное лицо установлено и возмещает ущерб — в расходы списывается только та часть, которую не покрыло возмещение.

4. НДС — отдельно

Если по испорченным материалам НДС ранее принимался к вычету, восстанавливать его не нужно — при условии, что порча не связана с безвозмездной передачей или использованием в непроизводственных целях (подп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ). Это позиция Минфина, подтверждённая многократно.

Пример с цифрами

ООО «Пекарня» купило 500 кг муки по 60 руб./кг (без НДС) — итого 30 000 руб. Мука хранилась на складе, срок годности истёк, использовать нельзя. Виновных нет.

Инвентаризация: комиссия составила акт на списание 500 кг муки на 30 000 руб.

Проводки:

  • Дт 94 — Кт 10: 30 000 руб. (списание с баланса)
  • Дт 91.2 — Кт 94: 30 000 руб. (в прочие расходы)

Налог на прибыль: 30 000 руб. включаются в материальные расходы (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Экономия на налоге при ставке 25%: 30 000 × 25% = 7 500 руб.

НДС: если мука покупалась с НДС 22% (6 600 руб.) и вычет уже был заявлен — восстанавливать не нужно.

Что важно не забыть

  • Акт на списание — обязателен, иначе расходы снимут.
  • Приказ руководителя о списании — тоже нужен, это основание для бухгалтера.
  • Утилизация — если материалы подлежат утилизации (например, просроченные продукты), нужен документ от утилизирующей организации или собственный акт.
  • Срок хранения документов — 5 лет (ст. 29 Закона 402-ФЗ), чтобы при проверке подтвердить обоснованность.

Если есть виновный сотрудник — сначала попробуйте взыскать с него, и только разницу списывайте в расходы. Иначе налоговая может посчитать, что вы зря уменьшили налог.