Как сервис горной техники из Кузбасса экономит 650 000 ₽/год на учёте кооперации

Клиент: сервис горной техники

ООО из Кузбасса: сервис, регламентное обслуживание и ремонт горно-шахтного и карьерного оборудования (экскаваторы, буровые установки, конвейеры, дробители). 21 сотрудник, бригады с выездами на разрезы. ОСНО, НДС 22%, оборот около 118 млн ₽/год, из них 70% — контуры сервисного обслуживания у крупных угольных операторов (223‑ФЗ).

Ситуация до нас: регламентные ТО вед «по бумаге механика», сервис запчастей без спецификаций, а работы на объектах считались «по оплате». В камералке спросили «показать документ по ТО», а он «в тетради механика» — часть вычетов и расходов пришлось «выверять».

Специфика сервиса горной техники: 3 контурa

1. 223‑ФЗ и регламенты ТО. Крупные угольные компании закупают сервис через свои «регламенты» — по факту выполненных регламентных работ, по актам и по моделям техники. Каждый ТО — акт по регламенту с перечнем работ и расходников.
2. Запчасти по спецификациям производителей. Расходники (фильтры, масла, ремкомплекты) — по каталожным номерам: не «как у механика в тетради», а по артикулам и заказам от сервисного центра.
3. Выезды на объекты: вахтовый/командировочный контур. Бригады выезжают на разрезы по циклам; расходы на поездки, гостиницы, спецодежду — свои документы, без точечно.

Как перестроили учёт

1. Реестр «завода комплектность»: На каждый сервис выезд: акт по регламенту ТО (модель оборудования, номера, перечень работ и наборов запчастей, запчасти по каталожным номерам), заказ-наряд, счёт-фактура. Расходы по каждой выездной работе «подвешены» к конкретному объекту.

2. Договор покупки запчастей по складу. К каждому покупателю — реестр «складов запчастей» («рекомендации по складам» с расценками поставщика), «по каждому складу - расценка продажных запчастей (не «оплата по поступлению»). Склад становится базой расходов.

3. Командировки/вахты по выездам. Отчёт о поездке бригады, командировочные расходы, документ по рейсам — привязаны к контуру «выездных работ», и не путаются с расходами по складу.

4. Экономия по вычетам. Расходные документы распределяются по трём контурам: «склад», «работы», «поездки». Всё слаженно для вычетов НДС, и налоговые доначисления за прошлые периодов сняты.

Результаты

Итог — свыше 650 000 ₽ экономии в год (рощая штаб учётных контуров и снятия спорных периодов).

Типовые ошибки сервисных компаний горной техники

1. ТО «по тетради механика». Результат: спор по заранее согласованному ТО, расходов по расценкам и каждому объекту.
2. Запчасти «без каталожных номеров». Заказы и закупки работают по «артикулам и спецификациям», не по «какая была выбрана».
3. Командировки бригад «в один расход». Расходы бригад и выездов учитываются по каждому объекту, не «общим пулом».
4. НДС вычеты «по платежам», а не по документам прихода: у сервиса вычеты живут по «склад + акт работы», а не только по платёжке.

Как работает ФинКит

Для сервисных компаний горной техники из Кузбасса: сервис «Бухгалтер для промышленности» в Кемерово — контуры 223‑ФЗ, регламентные ТО, запчасти по спецификациям, вычеты по складам.

Вывод

Сервис горной техники обыгрывает шахтные компании не «привозными документами», а регламентированными ТО и спецификациями запчастей. Учёт по складам, выездам и расходникам — как единая промышленная составляющая. Напишите нам: бухгалтер для промышленности в Кемерово.

Рассчитать стоимость обслуживания

Частые вопросы